Mitä Recruitment as a Service tarkoittaa?
Kaikki yritykset eivät tarvitse omaa kokoaikaista rekrytoijaa. Rekrytointitarve voi silti olla jatkuvaa, vaihtelevaa tai liiketoiminnan kannalta kriittistä. Yhtenä kuukautena avoinna voi olla yksi vaativa asiantuntijarooli. Seuraavana pitäisi palkata kokonainen tiimi. Välillä rekrytointeja ei ole lainkaan, mutta prosesseja, hakijaviestintää ja tulevien tarpeiden suunnittelua pitäisi silti kehittää.
Tällaisiin tilanteisiin on syntynyt palvelumalli, joka tunnetaan maailmalla nimellä Recruitment as a Service eli RaaS.
Yksinkertaisesti sanottuna RaaS tarkoittaa sitä, että yritys ostaa rekrytointiosaamista ja -kapasiteettia jatkuvana palveluna sen sijaan, että se palkkaisi oman rekrytoijan tai ostaisi jokaisen rekrytoinnin erillisenä toimeksiantona.
Miten Recruitment as a Service toimii?
Perinteisessä rekrytointipalvelussa yritys ottaa yhteyttä rekrytointikumppaniin, kun avoin tehtävä pitäisi täyttää. Toimeksianto rajataan, hinta sovitaan ja kumppani hoitaa ennalta määritellyn osan rekrytoinnista. Kun henkilö on löytynyt, projekti päättyy. RaaS-mallissa yhteistyö on jatkuvampaa. Ulkoinen rekrytointikumppani toimii käytännössä osana yrityksen omaa tiimiä ja osallistuu rekrytointeihin siinä laajuudessa kuin yritys kulloinkin tarvitsee.
Palveluun voi kuulua esimerkiksi:
rekrytointitarpeiden suunnittelu
tehtäväprofiilien määrittely
työpaikkailmoitusten kirjoittaminen ja julkaiseminen
hakijoiden käsittely ja esikarsinta
haastattelut ja soveltuvuuden arviointi
suorahaun ja sourcingin toteuttaminen
hakijaviestintä
rekrytoivien esihenkilöiden tukeminen
rekrytointiprosessien kehittäminen
raportointi ja rekrytointidatan seuranta
Kaikkia näitä ei tarvitse sisällyttää jokaiseen yhteistyöhön.
Hyvä RaaS-palvelu mukautuu yrityksen todelliseen tarpeeseen. Tarkoitus ei ole myydä mahdollisimman laajaa pakettia, vaan ratkaista ne rekrytoinnin osat, joihin yrityksellä ei ole riittävästi aikaa, osaamista tai kapasiteettia.
Kenelle RaaS sopii?
Recruitment as a Service sopii erityisesti yrityksille, joissa rekrytointitarve on toistuvaa mutta ei välttämättä riittävän tasaista oman kokoaikaisen rekrytoijan palkkaamiseen.
Tyypillinen tilanne voi olla esimerkiksi tämä:
Yritys kasvaa ja uusia osaajia tarvitaan säännöllisesti, mutta rekrytoinnit ovat tällä hetkellä toimitusjohtajan, HR:n tai esihenkilöiden vastuulla muiden töiden ohessa.
Yksittäisestä rekrytoinnista kyllä selvitään. Kun hakuja on useita yhtä aikaa, tekeminen alkaa muuttua sekavaksi.
Viestit viivästyvät, haastatteluita ei ehditä sopia, hyvät hakijat odottavat päätöksiä ja rekrytoivat esihenkilöt yrittävät pitää prosessia liikkeessä oman työnsä ohella.
RaaS voi olla toimiva ratkaisu myös silloin, kun:
yrityksellä on useita rekrytointeja vuoden aikana
rekrytointitarve vaihtelee kuukausittain
oma HR-tiimi tarvitsee lisäkapasiteettia
rekrytoinnit kasaantuvat kasvun, sesongin tai muutoksen vuoksi
yritys haluaa kehittää rekrytointiprosessiaan käytännön työn yhteydessä
rekrytointeja tehdään kansainvälisesti
omaa rekrytointifunktiota ei vielä ole
Palvelu ei siis ole tarkoitettu vain suurille yrityksille. Usein juuri pienet ja keskisuuret yritykset hyötyvät mallista eniten, koska niiden ei tarvitse rakentaa kokonaan omaa rekrytointitiimiä saadakseen käyttöönsä ammattimaisen rekrytointiprosessin.
Miten RaaS eroaa tavallisesta rekrytointitoimeksiannosta?
Suurin ero on yhteistyön jatkuvuudessa. Yksittäisessä toimeksiannossa keskitytään yleensä yhden tehtävän täyttämiseen. RaaS-yhteistyössä tarkastellaan yrityksen rekrytointia laajempana kokonaisuutena. Kun kumppani tuntee yrityksen, sen kulttuurin, liiketoiminnan, rekrytoivat esihenkilöt ja aikaisemmat haut, jokaista rekrytointia ei tarvitse aloittaa täysin alusta. Tämä voi nopeuttaa tekemistä ja parantaa laatua.
Jatkuva kumppani huomaa myös helpommin toistuvat ongelmat. Jos esimerkiksi hakijat putoavat jatkuvasti pois samassa vaiheessa, tehtäväprofiilit ovat epäselviä tai päätöksenteko kestää liian kauan, kyse ei välttämättä ole yksittäisen rekrytoinnin ongelmasta. Kyse voi olla koko prosessin rakenteesta. RaaS-mallissa kumppanin tehtävänä ei ole vain täyttää avoimia tehtäviä, vaan auttaa yritystä rakentamaan rekrytoinnista toimivampaa ja ennakoitavampaa.
Entä Embedded Recruitment?
RaaS ja Embedded Recruitment ovat läheisiä käsitteitä, ja niitä käytetään toisinaan myös päällekkäin. Embedded Recruitment tarkoittaa yleensä mallia, jossa ulkoinen rekrytoija työskentelee tiiviisti osana asiakkaan omaa organisaatiota. Hän voi käyttää yrityksen omia järjestelmiä, viestiä yrityksen nimissä, osallistua sisäisiin palavereihin ja tehdä päivittäistä yhteistyötä rekrytoivien esihenkilöiden kanssa.
RaaS puolestaan kuvaa ennen kaikkea palvelun jatkuvaa rakennetta: rekrytointia ostetaan palveluna sovitulla kuukausittaisella kapasiteetilla tai palvelutasolla. Käytännössä sama yhteistyö voi olla molempia. Yritys voi ostaa Recruitment as a Service -palvelun, joka toteutetaan embedded-mallilla osana yrityksen omaa tiimiä.
Miten RaaS eroaa RPO:sta?
RPO tulee sanoista Recruitment Process Outsourcing. Se tarkoittaa yleensä sitä, että yritys ulkoistaa suuren osan rekrytointiprosessistaan tai jopa koko rekrytointitoimintonsa ulkopuoliselle palveluntarjoajalle.
RPO-ratkaisut voivat olla laajoja ja sisältää esimerkiksi rekrytointiteknologiaa, työnantajakuvaa, raportointia, kansainvälisiä prosesseja ja suuria rekrytointivolyymeja. RaaS on usein kevyempi ja joustavampi malli. Yrityksen ei tarvitse ulkoistaa koko rekrytointiaan. Se voi ostaa vain tarvitsemansa kapasiteetin tai tietyt rekrytoinnin osa-alueet.
Yksinkertaistettuna:
RPO on usein kokonaisen rekrytointifunktion ulkoistamista. RaaS on joustavaa rekrytointiosaamisen ja -kapasiteetin ostamista jatkuvana palveluna. Käytännössä rajat eivät aina ole täysin selviä, eikä termin valinta ole tärkeämpää kuin yhteistyön todellinen sisältö. Olennaisempaa on sopia tarkasti, mitä kumppani tekee, mistä asiakas vastaa ja miten onnistumista mitataan.
Seele Oy tarjoaa ulkoistettua rekrytointia juuri asiakkaamme tarvitsemalla mallilla, oli kyseessä sitten Embedded tai RPO.
Mitä hyötyä Recruitment as a Service -mallista on?
RaaS-mallin suurin hyöty on joustavuus. Yritys saa käyttöönsä rekrytointiosaamista ilman, että sen tarvitsee palkata omaa kokoaikaista rekrytoijaa. Palvelun laajuutta voidaan kasvattaa tai pienentää rekrytointitarpeen mukaan. Toinen hyöty on jatkuvuus. Kun sama kumppani työskentelee yrityksen kanssa pidempään, aikaa ei kulu jatkuvasti toiminnan, kulttuurin ja tarpeiden uudelleen selittämiseen. Kolmas hyöty on esihenkilöiden ajan vapautuminen. Rekrytoivan esihenkilön pitäisi keskittyä erityisesti niihin asioihin, joissa hänen osaamistaan oikeasti tarvitaan: roolin tavoitteisiin, tiimin tarpeisiin ja lopulliseen päätöksentekoon. Kalenterien yhteensovittaminen, hakemusten käsittely ja hakijoiden perään soittaminen eivät yleensä ole esihenkilön ajan parasta käyttöä.
RaaS voi myös tuoda rekrytointiin rakennetta. Ulkopuolinen kumppani voi auttaa määrittelemään vastuut, aikataulut, arviointikriteerit ja päätöksenteon vaiheet ennen kuin prosessi lähtee liikkeelle. Se kuulostaa pieneltä asialta, mutta moni rekrytointiongelma syntyy juuri siitä, ettei näitä ole sovittu riittävän selkeästi.
Onko RaaS aina edullisempi kuin oma rekrytoija?
Ei välttämättä. Jos yrityksellä on jatkuvasti suuri määrä rekrytointeja ja tarve yhdelle tai useammalle kokoaikaiselle rekrytoijalle, oman tiimin rakentaminen voi pitkällä aikavälillä olla järkevää. RaaS on erityisen kustannustehokas silloin, kun tarve vaihtelee tai omaa kokoaikaista resurssia ei pystytä hyödyntämään tasaisesti.
Vertailussa ei myöskään kannata katsoa pelkästään kuukausihintaa. Rekrytoinnin todellisiin kustannuksiin kuuluvat myös esihenkilöiden käyttämä aika, avoinna olevan tehtävän vaikutus liiketoimintaan, prosessin viivästymisestä aiheutuvat menetykset sekä epäonnistuneen rekrytoinnin kustannukset. Halvin rekrytointiratkaisu ei ole aina se, jonka lasku on pienin.
On myös hyvä huomioida, että esimerkiksi Seelen tarjoamat RaaS-palvelut sisältävät aina kokonaisen tiimin, ei vain yhtä henkilöä. Siksi kuukausihintaa ei ole syytä verrata vain yksittäisen sisäisen rekrytoijan palkkioon.
Miten RaaS-palvelua kannattaa ostaa?
Ennen yhteistyön aloittamista kannattaa selvittää ainakin seuraavat asiat:
Mitä palveluun konkreettisesti sisältyy?
Kuinka paljon työaikaa tai kapasiteettia yritys saa?
Kuka käytännössä tekee työn?
Kuka toimii yrityksen yhteyshenkilönä?
Miten vastuut jaetaan kumppanin, HR:n ja esihenkilöiden välillä?
Voidaanko palvelun laajuutta muuttaa?
Miten rekrytoinneista raportoidaan?
Miten onnistumista mitataan?
Mitä tapahtuu, jos rekrytointitarve hetkellisesti vähenee?
Kuinka nopeasti kumppani pystyy reagoimaan uusiin tarpeisiin?
Kannattaa myös selvittää, ostaako yritys nimetyn asiantuntijan henkilökohtaista työaikaa vai palveluntarjoajan koko tiimin kapasiteettia.
Yhden ihmisen varaan rakennettu palvelu voi olla haavoittuva. Jos yhteistyön pitäisi tukea kasvua, sen olisi hyvä kestää myös tilanteet, joissa rekrytointimäärät muuttuvat tai tekemiseen tarvitaan lisää osaajia.
Millainen on hyvä RaaS-kumppani?
Hyvä kumppani ei vain suorita annettuja tehtäviä, vaan uskaltaa myös haastaa. Jos tavoiteprofiili on epärealistinen, haastatteluprosessi liian raskas tai päätöksenteko liian hidasta, kumppanin pitäisi sanoa se suoraan. Hyvä kumppani ymmärtää myös asiakkaan liiketoimintaa. Rekrytointi ei ole irrallinen HR-prosessi, vaan tapa ratkaista yrityksen osaamis- ja kasvutarpeita. Siksi kumppanin pitäisi ymmärtää, miksi henkilöä ollaan palkkaamassa ja mitä hänen odotetaan saavan aikaan. Samalla kumppanin täytyy pystyä toimimaan ihmislähtöisesti.
Hakijoille yrityksen rekrytointikumppani edustaa yritystä. Epäselvä viestintä, pitkät hiljaiset jaksot tai huolimaton kohtelu vaikuttavat suoraan siihen, millainen kuva yrityksestä muodostuu.
Recruitment as a Service Seelellä
Seelen Talent Partner on jatkuva ja joustava rekrytointikumppanuus yrityksille, jotka tarvitsevat lisää rekrytointiosaamista tai -kapasiteettia ilman oman kokoaikaisen rekrytoijan palkkaamista.
Palvelu voidaan toteuttaa jatkuvana kuukausikumppanuutena, määräaikaisena projektina tai embedded-mallilla osana yrityksen omaa rekrytointitiimiä. Yhteistyö rakennetaan yrityksen todellisen tarpeen ympärille. Se voi tarkoittaa yksittäisten rekrytointien hoitamista, jatkuvaa tukea useisiin hakuihin, suorahakua, hakijaprosessin koordinointia tai koko rekrytointimallin kehittämistä.
Tavoitteena on tehdä rekrytoinnista sujuvampaa, laadukkaampaa ja helpommin skaalautuvaa.
Kun rekrytointi toimii, esihenkilöt voivat keskittyä johtamiseen, HR tärkeimpiin henkilöstökysymyksiin ja yritys siihen, missä se on itse parhaimmillaan.