Miten ulkoinen Talent Partner työskentelee osana yritystä?

Ulkoinen rekrytointikumppani voi tarkoittaa hyvin erilaisia asioita. Joskus kumppani hoitaa yhden tarkasti rajatun rekrytoinnin yrityksen ulkopuolelta. Hän saa toimeksiannon, etsii ehdokkaat ja esittelee parhaat asiakkaalle. Toisessa ääripäässä ulkoinen Talent Partner toimii käytännössä osana yrityksen omaa tiimiä. Hän osallistuu rekrytointien suunnitteluun, työskentelee suoraan esihenkilöiden kanssa, käyttää yrityksen järjestelmiä ja edustaa yritystä ehdokkaille.

Tällöin kyse on embedded-kumppanista, joka ottaa vastuuta rekrytoinnin arjesta.

Mitä ulkoinen Talent Partner tekee?

Talent Partnerin tehtävä ei ole vain löytää ehdokkaita avoimiin tehtäviin. Hänen vastuunsa voi ulottua rekrytointitarpeen tunnistamisesta aina työsopimuksen syntymiseen ja rekrytointiprosessin kehittämiseen asti.

Käytännössä Talent Partner voi esimerkiksi:

• auttaa määrittelemään, millaista osaajaa yritys todella tarvitsee

• suunnitella rekrytointiprosessin ja sen aikataulun

• kirjoittaa ja julkaista työpaikkailmoituksia

• toteuttaa sourcingia ja suorahakua

• käsitellä hakemuksia

• tehdä esikarsintaa ja haastatteluja

• koordinoida haastatteluita

• huolehtia hakijaviestinnästä

• tukea esihenkilöitä päätöksenteossa

• seurata rekrytointien etenemistä ja tuloksia

• tunnistaa prosessin pullonkauloja

• kehittää yrityksen rekrytointikäytäntöjä

Kaikkia näitä tehtäviä ei tarvitse sisällyttää jokaiseen yhteistyöhön. Talent Partnerin rooli rakennetaan sen mukaan, missä yritys tarvitsee eniten apua. Joissakin yrityksissä suurin ongelma on ehdokkaiden löytäminen. Toisissa ehdokkaita kyllä löytyy, mutta prosessi ei etene. Kolmannessa yrityksessä rekrytoinnit ovat hajautuneet niin monen ihmisen vastuulle, ettei kenelläkään ole kokonaiskuvaa.

Hyvä Talent Partner selvittää ensin, missä rekrytoinnin todellinen pullonkaula on.

Miten ulkoinen kumppani voi olla osa sisäistä tiimiä?

Embedded Recruitment tarkoittaa työskentelymallia, jossa ulkoinen rekrytoija toimii tiiviisti osana asiakkaan organisaatiota. Hän ei työskentele vain oman rekrytointiyrityksensä järjestelmissä ja prosesseissa, vaan sulautuu mahdollisimman luontevasti asiakkaan arkeen.

Käytännössä tämä voi tarkoittaa sitä, että Talent Partner:

• käyttää yrityksen sähköpostiosoitetta

• toimii yrityksen omissa rekrytointijärjestelmissä

• osallistuu viikko- ja tiimipalavereihin

• tekee yhteistyötä HR:n, johdon ja esihenkilöiden kanssa

• viestii ehdokkaille yrityksen nimissä

• käyttää yrityksen omia materiaaleja ja viestintätyyliä

• raportoi rekrytointien etenemisestä sisäisesti

• osallistuu tulevien henkilöstötarpeiden suunnitteluun

Ehdokkaalle yhteistyön ei välttämättä tarvitse edes näkyä ulkoistuksena. Talent Partner voi näyttäytyä yrityksen omana rekrytoijana, vaikka hän juridisesti työskentelisikin ulkoisena kumppanina. Tämä on usein myös hakijakokemuksen kannalta järkevää. Ehdokkaan ei pitäisi joutua asioimaan irrallisten toimijoiden kanssa tai arvailemaan, kuka prosessista vastaa. Rekrytointikokemuksen pitäisi tuntua yhtenäiseltä riippumatta siitä, onko rekrytoija yrityksen työntekijä vai ulkoinen kumppani.

Kuka johtaa rekrytointia?

Ulkoinen Talent Partner ei poista esihenkilön tai yrityksen vastuuta rekrytointipäätöksestä. Esihenkilö tuntee tiimin, työn tavoitteet ja liiketoiminnan tarpeet. Talent Partner taas tuo prosessiin rekrytointiosaamista, rakennetta ja kapasiteettia. Toimivassa yhteistyössä vastuut jaetaan selkeästi.

Esimerkiksi esihenkilö voi vastata:

• roolin liiketoiminnallisista tavoitteista

• tehtävän keskeisistä osaamisvaatimuksista

• tiimin tarpeiden kuvaamisesta

• ammatillisesta arvioinnista

• lopullisesta rekrytointipäätöksestä

Talent Partner voi puolestaan vastata:

• prosessin suunnittelusta

• markkinan ja saatavuuden arvioinnista

• hakijoiden tavoittamisesta

• esikarsinnasta

• haastatteluprosessin koordinoinnista

• hakijaviestinnästä

• arviointikriteerien yhtenäistämisestä

• prosessin etenemisestä

Rajat eivät kuitenkaan aina ole näin suoraviivaisia. Kokenut Talent Partner voi osallistua vahvasti myös roolin määrittelyyn, haastatteluihin ja soveltuvuuden arviointiin. Joissakin tapauksissa hän voi ottaa vastuulleen lähes koko prosessin. Olennaista on, ettei vastuunjako jää oletusten varaan. Moni rekrytointi hidastuu juuri siksi, ettei ole selvää, kuka tekee seuraavan päätöksen, kuka viestii hakijoille tai kuka pitää prosessia liikkeessä.

Miten yhteistyö alkaa?

Hyvä Talent Partnership alkaa yrityksen tilanteen ymmärtämisestä.

Kumppanin pitäisi saada riittävä käsitys ainakin seuraavista asioista:

• mitä yritys tekee

• miten liiketoiminta on kehittymässä

• millaisia osaajia yritys tarvitsee

• miten rekrytoinnit tällä hetkellä hoidetaan

• ketkä osallistuvat päätöksentekoon

• millaisia järjestelmiä yritys käyttää

• missä nykyinen prosessi toimii

• missä se ei toimi

• miten rekrytoinnin onnistumista arvioidaan

Ensimmäiset rekrytoinnit vaativat yleensä enemmän perehtymistä. Talent Partner tutustuu yrityksen toimintatapoihin, ihmisiin, kulttuuriin ja viestintään. Samalla hän alkaa muodostaa käsitystä siitä, millaiset ehdokkaat menestyvät yrityksessä ja millaiset eivät. Ajan myötä yhteistyö nopeutuu. Kun kumppani tuntee organisaation, jokaista uutta rekrytointia ei tarvitse aloittaa täysin tyhjästä.

Miten Talent Partner edustaa yritystä ehdokkaille?

Rekrytoinnissa ulkoinen kumppani ei edusta vain itseään, vaan myös asiakkaan yritystä. Ehdokas muodostaa käsityksen työnantajasta jokaisen yhteydenoton, viestin, haastattelun ja viiveen perusteella.

Siksi Talent Partnerin täytyy ymmärtää:

• miten yritys puhuu itsestään

• millaista kulttuuria se haluaa rakentaa

• mitä työstä voidaan aidosti luvata

• mitkä ovat tehtävän vahvuudet

• mitkä ovat sen haasteet

• millainen viestintä tuntuu yritykselle luontevalta

Hän osaa kertoa tehtävästä uskottavasti, vastata kysymyksiin rehellisesti ja tunnistaa, kenelle mahdollisuus todella sopii. Tämä on erityisen tärkeää suorahaussa. Passiivinen osaaja ei välttämättä etsi uutta työtä. Häntä ei yleensä vakuuteta geneerisellä työpaikkailmoituksella tai ylimalkaisella viestillä kiinnostavasta mahdollisuudesta.

Yhteydenoton pitää osoittaa, että lähettäjä ymmärtää sekä tehtävää että vastaanottajan taustaa.

Miten Talent Partner työskentelee esihenkilöiden kanssa?

Rekrytoiva esihenkilö on usein samaan aikaan Talent Partnerin tärkein yhteistyökumppani ja yksi rekrytoinnin suurimmista mahdollisista pullonkauloista. Tämä ei tarkoita, että esihenkilöt olisivat huonoja rekrytoimaan. Useimmiten heidän päätyönsä vain on jotain aivan muuta. Esihenkilö saattaa johtaa tiimiä, vastata asiakkaista, seurata tavoitteita ja ratkoa päivittäisiä ongelmia. Rekrytointi tulee tämän kaiken päälle. Talent Partnerin tehtävänä on tehdä esihenkilön osallistumisesta mahdollisimman selkeää ja tarkoituksenmukaista.

Hän voi esimerkiksi:

• valmistella päätöksentekoon tarvittavat tiedot

• sopia haastatteluvaiheet etukäteen

• auttaa määrittelemään arviointikriteerit

• pitää aikataulusta kiinni

• muistuttaa avoimista päätöksistä

• haastaa epärealistisia vaatimuksia

• auttaa erottamaan olennaiset puutteet mieltymyksistä

• vähentää turhaa hallinnollista työtä

Hyvä Talent Partner ei kuitenkaan tee yhteistyöstä raskasta. Esihenkilön ei pitäisi joutua käyttämään enemmän aikaa kumppanin ohjaamiseen kuin hän käyttäisi rekrytoinnin hoitamiseen itse.

Saako ulkoinen Talent Partner haastaa asiakasta?

Ei vain saa. Hänen pitäisi. Jos Talent Partner toimii aidosti osana yritystä, hänen tehtävänsä ei ole nyökytellä kaikelle.

Hänen pitäisi pystyä sanomaan suoraan, jos:

• tavoiteprofiili on epärealistinen

• palkkataso ei vastaa markkinaa

• prosessi sisältää liikaa haastatteluvaiheita

• päätöksenteko on liian hidasta

• esihenkilöt arvioivat ehdokkaita eri kriteereillä

• ehdokkailta vaaditaan asioita, jotka eivät ole työn kannalta olennaisia

• yritys etsii täydellistä hakijaa, jota ei käytännössä ole olemassa

• viestintä ei anna tehtävästä realistista kuvaa

Kumppanin tehtävä ei ole päättää asiakkaan puolesta. Hänen tehtävänsä on tuoda päätöksentekoon tietoa, näkökulmaa ja tervettä vastavoimaa. Ulkopuolinen kumppani näkee usein asioita, joita organisaation sisällä on vaikea huomata. Samalla hänen täytyy ymmärtää, ettei ulkopuolisuus tee hänestä automaattisesti oikeassa olevaa.

Hyvä yhteistyö perustuu siihen, että molemmat osapuolet voivat haastaa toisiaan ilman turhaa varovaisuutta tai valtataistelua.

Miten yhteistyötä johdetaan käytännössä?

Tiivis Talent Partnership tarvitsee yhteiset rakenteet. Ilman niitä ulkoinen kumppani voi helposti jäädä irralliseksi suorittajaksi, joka saa tietoa liian myöhään ja reagoi jatkuvasti kiireellisiin pyyntöihin.

Käytännössä yhteistyöhön voi kuulua esimerkiksi:

• säännöllinen rekrytointipalaveri

• yhteinen näkymä avoimiin ja tuleviin rekrytointeihin

• nimetyt vastuuhenkilöt

• sovitut vasteajat

• yhteiset viestintäkanavat

• selkeät hyväksyntä- ja päätöksentekovaiheet

• rekrytointikohtaiset tavoitteet

• kuukausittainen raportointi

Raportoinnin ei tarvitse tarkoittaa kymmeniä mittareita ja näyttäviä dashboardeja.

Usein tärkeintä on tietää:

• missä vaiheessa kukin rekrytointi on

• kuinka paljon ehdokkaita prosessissa on

• mistä ehdokkaat tulevat

• missä vaiheessa he putoavat pois

• kuinka nopeasti päätöksiä tehdään

• mitkä asiat estävät etenemistä

• mitä seuraavaksi tapahtuu

Rekrytointidata on hyödyllistä vasta silloin, kun se auttaa tekemään parempia päätöksiä.

Miten Talent Partnership eroaa yksittäisestä rekrytointiprojektista?

Yksittäisessä rekrytointiprojektissa tavoite on yleensä selkeä: löytää sopiva henkilö yhteen tehtävään. Talent Partnershipissa tavoite on laajempi.

Kumppanin tehtävänä voi olla samanaikaisesti:

• hoitaa avoimia rekrytointeja

• ennakoida tulevia tarpeita

• kehittää prosessia

• tukea esihenkilöitä

• parantaa hakijakokemusta

• rakentaa toimivampia rekrytointikäytäntöjä

Projektimallissa kumppani poistuu usein tehtävän täytyttyä. Jatkuvassa kumppanuudessa opit jäävät yhteistyöhön ja seuraavat rekrytoinnit voidaan toteuttaa paremmin. Tämä ei tarkoita, että jatkuva yhteistyö olisi aina parempi. Jos yritys rekrytoi kerran vuodessa, yksittäinen toimeksianto voi olla täysin riittävä.

Talent Partner sopii erityisesti tilanteisiin, joissa rekrytointi on jatkuva tai toistuva osa liiketoimintaa.

Milloin ulkoinen Talent Partner on järkevä ratkaisu?

Ulkoinen Talent Partner voi olla hyvä ratkaisu, kun:

• yritys rekrytoi säännöllisesti mutta ei tarvitse kokoaikaista rekrytoijaa

• rekrytointitarve kasvaa tai muuttuu nopeasti

• oma HR tarvitsee lisäkapasiteettia

• esihenkilöiden aikaa kuluu liikaa rekrytointiin

• yrityksellä on useita samanaikaisia hakuja

• prosessi ei etene riittävän nopeasti

• rekrytoinnille ei ole selkeää omistajaa

• yritys tarvitsee suorahakua tai kansainvälistä osaamista

• rekrytointikäytäntöjä halutaan kehittää

• yritys tarvitsee väliaikaista rekrytointifunktiota

• koko rekrytointiprosessia halutaan ulkoistaa

Ulkoinen kumppani voi olla myös välivaihe. Kasvava yritys voi aloittaa Talent Partnerin kanssa ja rakentaa myöhemmin oman rekrytointitiimin. Hyvä kumppani voi tällöin auttaa myös sisäisen mallin rakentamisessa, järjestelmien valinnassa ja vastuiden siirtämisessä. Kumppanuuden ei tarvitse tehdä yrityksestä riippuvaista palveluntarjoajasta. Parhaimmillaan se tekee yrityksestä paremman rekrytoimaan.

Milloin tarvitaan RPO-ratkaisua?

Jos yritys haluaa ulkoistaa yksittäisten tehtävien sijasta suuren osan rekrytointiprosessistaan, kyse voi olla Recruitment Process Outsourcingista eli RPO:sta.

RPO-mallissa ulkoinen kumppani voi ottaa vastuulleen esimerkiksi:

• kaikki tai suuren osan yrityksen rekrytoinneista

• rekrytointiprosessin operatiivisen johtamisen

• hakijaviestinnän

• sourcingin ja suorahaun

• rekrytointijärjestelmien käytön

• raportoinnin

• palvelutasojen seurannan

• rekrytointikumppaneiden koordinoinnin

• prosessien yhtenäistämisen eri tiimeissä tai maissa

RPO on yleensä Talent Partneria laajempi ratkaisu, mutta käytännössä mallien välillä ei ole aina jyrkkää rajaa. Yhteistyö voi alkaa yhdestä Talent Partnerista ja kasvaa vähitellen laajemmaksi ulkoistetuksi rekrytointifunktioksi. Tärkeämpää kuin käytetty termi on se, kuinka paljon vastuuta kumppani ottaa ja kuinka kiinteästi hän työskentelee osana organisaatiota.

Selkeimmät erot RPO:n ja Talent Partner-palvelun välillä liittyvätkin ulkoistuksen muotoon. RPO:ssa asiakas ostaa Seeleltä osaavien tekijöiden lisäksi Seelen käyttämät rekrytointijärjestelmät ja koko prosessin hallinnoinnin asiakkaan puolesta. Tämä on myös perinteisempi tapa rekrytointia ostaessa. Tämä sopiikin tilanteisiin, kun asiakkaalla ei ole käytössään omia järjestelmiä eikä sisäistä osaamista rekrytoinnista.

Talent Partner-palvelussa Seelen asiantuntijatiimi tulee osaksi asiakkaan arkea, käyttää asiakkaan omia rekrytointityökaluja ja edustaa selkeämmin asiakkaan brändiä.

Mitä yrityksen kannattaa selvittää kumppania valitessa?

Kun Talent Partner työskentelee lähellä yrityksen johtoa, esihenkilöitä, työntekijöitä ja ehdokkaita, pelkkä tekninen rekrytointiosaaminen ei riitä.

Yrityksen kannattaa selvittää ainakin:

• kuka työn käytännössä tekee

• kuinka nopeasti kumppani pääsee mukaan arkeen

• millaista kokemusta hänellä on vastaavista tilanteista

• osaako hän toimia itsenäisesti

• ymmärtääkö hän liiketoimintaa

• pystyykö hän haastamaan rakentavasti

• miten hän käsittelee ehdokkaiden henkilötietoja

• miten sijaisuudet ja lisäkapasiteetti järjestetään

• miten yhteistyötä voidaan skaalata

• mitä tapahtuu yhteistyön päättyessä

Erityisen tärkeää on tietää, myydäänkö asiakkaalle yhden henkilön työaikaa vai aidosti palveluntarjoajan kapasiteettia. Jos koko yhteistyö nojaa yhteen ihmiseen, palvelu voi olla haavoittuva. Toimiva kumppanuus tarvitsee jatkuvuutta myös lomien, sairastumisten ja rekrytointimäärien vaihtelun aikana. Tästä syystä Seele tarjoaa asiakkailleen aina kokonaisen rekrytointitiimin tuen.

Ulkoinen Talent Partner Seelellä

Seelen Talent Partner on joustava rekrytointikumppanuus yrityksille, jotka tarvitsevat lisää osaamista, kapasiteettia tai selkeän omistajan rekrytoinnille. Yhteistyö voidaan toteuttaa jatkuvana RaaS-kumppanuutena, RPO:na tai embedded-ratkaisuna.

Talent Partner voi työskennellä osana yrityksen omaa tiimiä, käyttää asiakkaan järjestelmiä ja viestiä ehdokkaille asiakkaan nimissä. Palvelun sisältö rakennetaan aina tarpeen mukaan.

Se voi tarkoittaa esimerkiksi:

• yksittäisten tai jatkuvien rekrytointien hoitamista

• sourcingia ja suorahakua

• hakijaprosessin koordinointia

• haastatteluja ja esikarsintaa

• esihenkilöiden tukemista

• rekrytointiprosessin kehittämistä

• kansainvälisiä rekrytointeja

• koko rekrytointifunktion osittaista tai laajaa ulkoistamista

Tavoitteena on rakentaa yhteistyö, jossa Seelen Talent Partner tuntee yrityksen, ottaa vastuuta ja saa rekrytoinnin toimimaan osana liiketoimintaa.

Parhaimmillaan ulkoinen kumppani ei tunnu ulkoiselta lainkaan. 😊